Um número de WhatsApp, toda a sua equipe

Quantos usuários e dispositivos podem compartilhar um número de WhatsApp?

O próprio WhatsApp permite um celular mais até quatro dispositivos acompanhantes vinculados em um número: o WhatsApp Web, o app para computador ou uma ferramenta empresarial. Desde o multidispositivo, um dispositivo vinculado continua funcionando enquanto o celular está offline. Então o WhatsApp Business pode ser usado em mais de uma tela, até quatro, mas todas elas agem como o mesmo usuário.

O Spun ocupa uma dessas quatro vagas de vinculação. Sua equipe não é contada em dispositivos por trás dele: cada colega tem o próprio login no Spun, em quaisquer navegadores e celulares que use, e o número mantém as outras vagas para o WhatsApp Web ou o app para computador.

Veja também: WhatsApp Business em vários dispositivos, celulares e usuários

Veja quem está cuidando do quê, enquanto acontece

A pergunta que uma caixa de entrada compartilhada precisa responder o dia todo é “alguém está cuidando disso?”. O Spun responde ao vivo, em vez de depender de um campo de status que alguém precisa lembrar de preencher. Quando um colega abre uma conversa, as iniciais dele aparecem naquela linha da lista de chats para todos os outros, em cinza enquanto ele lê e em âmbar assim que começa a digitar. Dentro da conversa, o cabeçalho diz isso em palavras: “Maria está visualizando” ou “Maria e João estão respondendo”.

Se você começar uma resposta enquanto um colega já está digitando outra, uma linha âmbar acima da sua caixa de mensagem avisa, com o nome dele. É um aviso, não um bloqueio: você ainda pode enviar, porque às vezes a resposta certa é que vocês dois saibam o que está acontecendo. O indicador desaparece quando ele sai do chat ou troca de aba, e você nunca vê a sua própria presença, só a dos outros.

Depois, cada mensagem enviada leva o nome do colega que a enviou, mostrado acima do balão dentro do Spun. O cliente não vê nada disso. Nada é acrescentado à mensagem que ele recebe: nenhum nome, nenhuma assinatura, nenhum “enviado via”. Para ele, é simplesmente a empresa respondendo do número que ele conhece.

• Distribua as novas conversas pela equipe com um rodízio: cada colega recebe uma etiqueta pessoal com o próprio nome, e cada novo chat individual recebido ganha, na sua vez, a etiqueta da próxima pessoa. Você define a ordem, um peso de 1 a 20 para quem deve receber mais, o horário de trabalho de cada pessoa no fuso horário dela e uma pausa até uma data para quem estiver ausente. Chats de grupo e conversas que você mesmo iniciou ficam de fora. O rodízio aplica uma etiqueta, que qualquer filtro ou visualização pode usar; ele não prende um chat a uma pessoa nem limita a carga de ninguém.
• Defina uma meta de primeira resposta em minutos, se quiser contando só o horário comercial e avisando ao atingir uma porcentagem da meta. Todos os membros veem a contagem regressiva ao vivo em cada chat que está esperando, e os gerentes podem revisar o histórico das metas que não foram cumpridas.
• Um ranking no painel mostra, por colega, as mensagens enviadas, as conversas atendidas, o tempo médio de primeira resposta e a parcela de respostas dentro da meta.

O que a equipe compartilha e o que continua sendo seu

A regra geral é simples. Tudo o que pertence à conversa ou à empresa é compartilhado por todos que têm acesso a ela. Tudo o que diz respeito a como você, pessoalmente, gosta de trabalhar continua sendo seu. A tabela mostra onde fica a linha, porque alguns dos itens compartilhados surpreendem as pessoas da primeira vez.

O que vale ler duas vezes é o estado de não lida. A contagem de não lidas, o arquivamento, a fixação e o silenciamento de uma conversa com cliente pertencem à conversa, não à pessoa que está olhando para ela. Quando um colega abre um chat, ele deixa de estar não lido para todos, do mesmo jeito que aconteceria se alguém tivesse pegado o próprio celular. Isso é deliberado: uma caixa de entrada compartilhada com cinco contagens privadas de não lidas são cinco pessoas achando que outra pessoa está cuidando.

Quatro funções, de somente leitura a controle total

Ao compartilhar a caixa de entrada, você escolhe uma de quatro funções para a pessoa. As três funções com escopo, Visualizador, Membro da Equipe e Gerente, só veem a parte da caixa de entrada que você compartilha com elas (a próxima seção explica como essa parte é definida). Controle total é a caixa de entrada inteira, idêntica ao seu próprio acesso, e é a única função que pode convidar ou remover pessoas, ver a cobrança ou abrir a tela de conexão do WhatsApp.

As funções são aplicadas no servidor, não apenas escondidas na interface. Um Visualizador que encontra o botão de enviar usando uma ferramenta do navegador continua sem poder enviar; um Membro da Equipe que chama diretamente o endpoint de contatos continua recebendo uma recusa. O gráfico mostra os padrões de cada função. Ao compartilhar, você também pode ativar ou desativar permissões individuais para aquela pessoa específica, então “um Membro da Equipe que também pode editar contatos” é uma configuração normal.

• Visualizador: lê os chats compartilhados e os contatos dentro deles, usa o Chat da Equipe e não realiza nenhuma ação com clientes.
• Membro da Equipe: tudo o que um Visualizador tem, mais enviar, agendar, respostas assistidas por IA e arquivar, dentro da parte compartilhada.
• Gerente: tudo o que um Membro da Equipe tem, mais contatos, etiquetas compartilhadas, alarmes para a equipe, lembretes de pagamento, campanhas, respostas automáticas, automações, tarefas e o painel, ainda dentro da parte compartilhada.
• Controle total: a caixa de entrada inteira, sem nenhuma restrição, incluindo a própria equipe, a cobrança e a conexão do WhatsApp.

Acesso parcial: compartilhe uma parte da caixa de entrada, não ela inteira

A maioria das equipes não quer que todas as pessoas vejam todas as conversas. Um freelancer que cuida de uma linha de produtos, um contador que só precisa dos chats de faturamento, um novo contratado em período de experiência: cada um deve ver a sua parte e nada mais. No Spun, essa parte é definida por filtros salvos, os mesmos filtros que você já usa para restringir a lista de chats. Compartilhe um filtro com uma pessoa e as conversas que correspondem a ele são as conversas que ela tem. Compartilhe dois filtros e ela tem a união dos dois. Não compartilhe nenhum e ela não vê absolutamente nada, que é exatamente o que o assistente vai avisar antes de deixar você concluir.

Como um estágio em um quadro de pipeline é, por baixo, uma etiqueta, compartilhar um quadro usa o mesmo mecanismo: a pessoa vê as conversas daquele quadro e nenhuma outra. Etiquetas, estágios do pipeline e qualquer outro critério que um filtro salvo consiga expressar funcionam como limite. Membros com escopo e função Visualizador ou Membro da Equipe também só veem os dados de contato das pessoas que estão nos seus chats, nunca a lista completa de contatos.

O acesso parcial está disponível em todos os planos pagos, em todas as funções com escopo. Ele não pode ser combinado com Controle total, já que Controle total significa, por definição, a caixa de entrada inteira. O acesso não tem data de expiração; ele dura até você mudar a função ou remover a pessoa, e as duas coisas valem a partir da próxima solicitação dela.

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   Quem

   Digite um endereço de e-mail ou um número de telefone, ou escolha um contato. A pessoa ainda não precisa ter uma conta no Spun.

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   Função

   Escolha Visualizador, Membro da Equipe, Gerente ou Controle total e ajuste as permissões individuais se o padrão não estiver exatamente certo.

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   Pipeline

   Se quiser, compartilhe um quadro de pipeline, que vira um filtro sobre os estágios desse quadro.

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   Filtros

   Escolha os filtros salvos que definem a parte dela. Controle total pula esta etapa, já que não tem uma parte.

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   Revisão

   Veja todo o acesso concedido em um só lugar antes do envio.

Convidar pessoas e retirar o acesso

Um convite é um link. Envie por e-mail ou, como a pessoa que você está convidando provavelmente já está no seu WhatsApp, envie para ela do seu próprio número com um toque, ou copie o link para colar onde quiser. O link vale por sete dias, uma caixa de entrada pode ter até vinte convites pendentes ao mesmo tempo, e convidar alguém de novo simplesmente gera um link novo. Quem abre o link aceita com a conta com que entrar, então um colega que usa os endereços de e-mail ocultos da Apple, ou que cria a conta no Spun naquele minuto, ainda cai na caixa de entrada certa.

Aceitar um convite nunca mexe no espaço de trabalho da própria pessoa. Se ela já tem a própria caixa de entrada no Spun, a sua é adicionada ao lado. Remover alguém é uma única ação no painel Equipe, e é completa: a associação termina na hora, e tudo o que a pessoa configurou sob ela vai junto, incluindo uma identidade de envio do Gmail que ela conectou, qualquer conexão residencial que ela hospedava para a caixa de entrada e qualquer acesso à API que ela tinha. Você não pode remover a si mesmo, então uma caixa de entrada nunca fica sem o dono.

Veja também: Como o Spun se conecta ao WhatsApp · Segurança no Spun

O que uma caixa de entrada compartilhada no Spun deliberadamente não faz

Uma página que lista só as partes boas é uma página com a qual você não consegue se planejar. Estes são os limites como estão hoje, ditos com clareza para que ninguém os descubra no segundo dia.

• Não há um botão “atribuir esta conversa à Maria” nem um campo de responsável em um chat. O Spun mostra quem está em uma conversa agora e permite que um rodízio etiquete os novos chats por pessoa; ele não torna uma pessoa a dona de um chat.
• Nada impede que duas pessoas respondam ao mesmo tempo. O aviso âmbar informa que um colega está digitando; ele não bloqueia a conversa.
• O cliente nunca vê qual colega respondeu. A identificação de quem respondeu é só interna.
• Não lida, arquivada, fixada e silenciada valem por conversa, não por pessoa. Quando um membro lê um chat, ele fica lido para a equipe.
• Uma nota da equipe pode ser escrita e excluída, mas não editada; escreva uma nova no lugar.
• O acesso não tem data de expiração e não há registro de atividade por membro. O que você tem é o nome em cada mensagem enviada, o nome em cada nota e o ranking.
• Um segundo número de WhatsApp é uma caixa de entrada separada na mesma conta, com a própria lista de membros, e não um segundo número dentro desta.

Preços: membros de equipe são grátis

O Spun não cobra por pessoa. Os membros de equipe são ilimitados e não custam nada a mais, então o décimo colega custa o mesmo que o primeiro. Compartilhar sua caixa de entrada está incluído em todos os planos pagos e durante o teste grátis, com as quatro funções em cada um e sem precisar de upgrade.

Veja também: Planos e preços

Configuração, passo a passo

A documentação do Spun mostra o compartilhamento de uma caixa de entrada tela por tela. Se a sua equipe responde principalmente a perguntas de suporte, veja o WhatsApp como helpdesk; para um exemplo prático de uma pequena empresa funcionando com um só número, veja o caso de uso para equipes pequenas.

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Comparando ferramentas de caixa de entrada para equipes?

Páginas de comparação lado a lado para as ferramentas de caixa de entrada de equipe que os compradores mais comparam com o Spun.

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